Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan
hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau
perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di
harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas
pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana
hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik
harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu
pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan. Pengorganisasian mempunyai
bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan
hal-hal berikut ini :
1. Cara menajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling
efektif sumber daya-sumber daya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja
organisasi.
2. Bagian organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap
pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang
untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
3. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan
para karyawan.
4. Cara dalam para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus
dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang
diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal,
mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara
para anggota organisasi. Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan
membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya.
1. Pembagian kerja.
2. Departementalisasi.
3. Bagan organisasi formal.
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah.
5. Tingkat-tingkat hirarki manajemen.
6. Saluran komunikasi.
7. Penggunaan komite.
8. Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal.
Struktur Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal
dengan mana organisasi dikelola. Menunjukann kerangka dan susunan perwujudan
diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-orang yang menunjukan
kedudukan, tugas dan wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu
organisasi.
Faktor-faktor struktur organisasi
1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.
2. Teknologi yang digunakan.
3. Anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
4. Ukuran organisasi.
Unsur-unsur Struktur Organisasi
1. Spesialisasi kegiatan.
2. Standardisasi kegiatan.
3. Koordinasi kegiatan.
4. Sentralisasi dan desentralisasi.
5. Ukuran satuan kerja.
Tujuan organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak
dapat mencapainya sendiri. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip
pembagian kerja yang memungkinkan sinergi terjadi.
Bagan organisasi untuk menunjukkan struktur organisasi. Memperlihatkan susunan
fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan
menunjukkan bagaimana hubungan diantaranya. Aspek Utama Bagan Organisasi :
1. Pembsgisn kerja.
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah.
3. Tipe-tipe pekerjaan yang dilaksanakan.
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan.
5. Tingkat manajemen.
Bagan organisasi ini mempunyai keuntungan juga kerugian, diantaranya :
ü Keuntungannya
ð Bahwa karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun.
ü Kerugiannya
ð Bahwa masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan.
Henry G. Hodges, mengemukakan empat bentuk bagan organisasi
1. Bentuk pyramid.
2. Bentuk vertical.
3. Bentuk horizontal.
4. Bentuk lingkaran.
Beberapa bentuk partemelisasi, adalah atas dasar : 1) fungsi; 2) produk atau jasa;
3) wilayah; 4) langganan; 5) proses atau peralatan; 6) waktu; 7) pelayanan; 8)
alpha-numerica; 9) proyek dan matriks.
Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama untuk
membentuk satuan organisasi.
Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar
produk, wilayah, langganan, dan proses atau peralatan. Struktur divisional
mempunyai beberapa keuntungan. Karena semua kegiatan, ketrampilan dan keahlian
yang diperlukan untuk memproduksi dan memasarkan produk dikelompokkan menjadi
satu dibawah seorang kepala, keseluruhan pekerjaan dapat lebih mudah
dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi terpelihara. Kualitas dan
kecepatan pembuatan keputusan meningkat.
Ada keuntungan , tentunya juga ada kerugaiannya. Yang diantaranya menyebabkan
berkembangnya persaingan potensial antara sumber daya perusahaan dan konflik
antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas, masalah seberapa besar delegasi
wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi, masalah kebijaksanaan dalam
alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan, dapat
menimbulkan tidak konsistensinya kebijaksanaan antara devisi-devisi, masalah
duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.
Kelompok-kelompok kerja formal organisasi, tipe-tipenya :
1. Kesatuan tugas khusus (task force), dibentuk untuk menangani suatu masalah
atau tugas khusus.
2. Panitia tetap (standing commiters)dan panitia Ad hoc, dibentuk untuk
mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi, member saran manajemen puncak,
atau bahkan membuat keputusan-keputusan sendiri.
3. Dewan atau komisi.
Kelompok-kelompok organisasi informal, memainkan peranan-penting dalam dinamika
perilaku organisasi. Muncul tak terhindarkan kapan saja orang-orang bergabung
bersama dan berinteraksi dalam pengelompokan-pengelompokan social.
ORGANISASI SEBAGAI ALAT MANAJEMEN
Yang dimaksudkan dengan organisasi sebagai alat manajemen, adalah organisasi
sebagai wadah atau tempat manajemen melakukan kegiatan. Dan kegiatan tersebut
tidak dapat dilakukan secara individual. Dengan kata lain tujuan tersebut tidak
akan dapat dicapai oleh manusia secara individual, akan tetapi hanya dengan
kerja samalah tujuan tersebut akan tercapai.
ORGANISASI SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN
Organisasi sebagai fungsi manajemen adalah
organisasi memberi langkah-langkah kepada manajemen untuk melaksanakan kegiatan
dan fungsi manajemen.n
Organisasi atau pengorganisasian dapat
dirumuskan sehingga keseluruhan aktivitas manajemen di dalam mengelompokkan
orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab
masing-masing dengan tujuan tercapainya aktifitas-aktifitas manajemen yang
sebelumnya telah ditentukan terlebih dahulu.n
Dimana yang dimaksudkan dengan
fungsi-fungsi manajemen itu adalah sebagai berikut :n
Forecasting, Planning termasuk budgeting, Organizing, Staffing atau assembling
resources, Directing atau commanding, Leading, Coordinating, Motivating,
Controlling and Reporting
Proses Terjadinya Hubungan Antar Manusia Dalam Organisasi
Pada umumnya ada dua macam hubungan di
dalam organisasi, yaitu :n
a. Hubungan formal
Formal dalam arti para anggota berhubungan secara kedinasan yang sudah diatur
oleh tata tertib organisasi.
b. Hubungan non formal
Non formal itu terjadinya tidaklah diatur dalam tata tertib organisasi, ia
lebih banyak bersifat kekeluargaan dan tidak tergambar dalam struktur
organisasi.
Untuk terdapatnya keharmonisan, keseimbangan yang bagaimana yang diharapakan
berkembang dalam suatu organisasi, tentu saja yang diharapkan adalah hubungan
formal tetap berjalan di samping hubungan non formal. Salah satunya jangan
sampai menggangu yang lain. Penerapan kedua hubungan ini tentulah amat
tergantung pada situasi dan kondisi yang dihadapi (situasional).
Apa Yang Mendorong Orang Untuk Membentuk Organisasi
Pada dasarnya ada 3 hal yang mendorong
orang untuk membentuk suatu organisasi, yaitu :n
1. Pekerjaan yang banyak menumpuk dan tidak mungkin dikerjakan oleh orang
seorang.
2. Pekerjaan kadang-kadang menuntut keahlian tertentu dan berbeda.
3. Pekerjaan dilaksanakan di beberapa tempat yang berebda, dalam waktu
bersamaan.
Peranan Koordinasi Di Suatu Organisasi
Koordinasi adalah usaha untuk menyatukan
serta menyelaraskan kegiatan yang ada, sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran,
berlawanan dan semua kegiatan dapat mengarah kepada titik pencapaian tujuan.n
Koordinasi perlu ada di dalam suatu
organisasi, sebab koordinasi perlu untuk mencegah timbulnya kekuatan pemisah
(divergensi) dari tujuan semula, akibat adanya pembagian tugas. Output dari
koordinasi adalah terdapatnya kegiatan yang terarah, tidak simpang siur dan
tidak bertentangan serta tidak saling tumpang tindih sesamanya.n
Berikut adalah gejala-gejala yang muncul bila koordinasi tidak ada dalam suatu
organisasi :
Terjadinya tumpang tindih (duplikasi)
dalam pekerjaan.n
Terjadinya kekosongan (vakum) terhadap
suatu pekerjaan karena tidak ada orang yang mengerjakannya.n
Para pegawai saling angkat bahu, bila
pekerjaan itu dianggap berat, dan saling berebut bila pekerjaan itu menarik
hatinya.n
Pencapaian tujuan organisasi tidak
berjalan lancar, para petugas merasa serba salah dan saling berbenturan.n
Satu pekerjaan dapat dihapuskan oleh
pekerjaan lain tanpa disadari.n
Peranan Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu diagram
yang menunjukkan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi dalam
organisasi, dan bagaimana mereka saling berhubungan.n
Manfaat utama dari adanya bagan
organisasi tersebut adalah bagan tersebut memungkinkan kita mengetahui
bagaimana organisasi itu terbentuk. Dengan adanya bagan organisasi maka
pimpinan dan bawahan dapat mengetahui tugas-tugas apa yang harus dilakukan, dan
apabila terdapat sesuatu masalah maka kita akan dapat mengetahui ke bagian mana
kita harus menghubunginya.n
Tujuan Yang Ingin Dicapai Oleh Pengorganisasian Dalam Manajemen
Mempermudah pelaksanaan tugas.n
Mempermudah pimpinan melakukan
pengendalian.n
Agar kegiatan-kegiatan para bawahan
terarah ke satu tujuan yang telah ditentukan.n
Agar dapat menentukan orang-orang yang
tepat untuk tugas-tugas yang ada.n
Cara pimpinan mengendalikan tugas
bawahan melalui pengorganisasian adalah dengan adanya pembagian tugas yang
jelas untuk tiap orang, maka pimpinan dapat dengan mudah mengingat, siapa
mengerjakan apa, yang pada akhirnya dapat dimintakan pertanggungjawaban
(laporan) hasil pelaksanaan tugas tersebut kepada yang bersangkutan.n
Dengan pembagian tugas kegiatan bawahan
dapat tertuju pada satu arah, karena dengan adanya pembagian tugas, dapat
dihindari kesimpangsiuran tugas, sehingga setiap orang tahu apa yang menjadi
tugasnya, dan mereka akan berusaha melaksanakn tugas itu dengan sebaik-baiknya,
sehingga tiap-tiap kegiatan itu akan terarah ke satu tujuan.n
Unsur-Unsur Pokok
Organisasi
Yang menjadi unsur pokok organisasi
menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya Manajemen, dasar, Pengertian,
dan Masalah, adalah :n
1. Manusia
2. Struktur
3. Sasaran
4. Pekerjaan
5. Lingkungan
Fungsi Pengorganisasian Di dalam Manajemen
Menurut Prof. Dr. Arifin Abdulrachman
dalam bukunya Kerangka Pokok-Pokok Manajemen Umum, ada 4 fungsi
pengorganisasian, yaitu :n
Mengatur pekerjaan dan kerja sama
sebaik-baiknyaØ
Mencegah serta mengurangi kelambatan
pekerjaan serta kesulitan dalam proses pekerjaanØ
Mencegah dan mengurangi kesimpangsiuran
pekerjaanØ
Membuat standar-standar kerja baruØ
Cara Untuk Membuat Penerapan Pengorganisasian Di dalam Manajemen Dapat
Berfungsi Dengan Baik
Penerapan prinsip organisasi bertujuan
agar organisasi dapat berjalan dengan baik. Dalam rangka membentuk suatu
organisasi yang baik atau dalam usaha menyusun suatu organisasi, perlu
diperhatikan atau dipedomani beberapa asnas atau prinsip
organisasi.
Ada beberapa prinsip organisasi yaitu :
Perumusan Tujuan Dengan Jelasn
Pembagian Kerjan
Delegasi Kekuasaan ( Delegation Of
Autority)n
Rentang Kekuasaann
Tingkat-Tingkat Pengawasann
Kesatuan Perintah dan TanggungJawab
(Unity of Command and Responsibility)n
Koordinasin
Organisasi yang dimaksud disini adalah organisasi formal yang dapat dipahami
sebagai suatu “struktur peran”. Jadi organisasi kita anggap sebagai
pengelompokkan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan (yang dapat
diverifikasi), penugasan setiap kelompok kegiatan kepada seorang manajer yang
diberi wewenang untuk mengawasinya, dan melakukan koordinasi secara horizontal
dan vertikal dalam struktur organisasi. Struktur organisasi harus dirancang
agar semua orang mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas hasil-hasil
(tujuan) yang dicapai. Seorang manajer akan berpendapat bahwa mereka sedang
mengorganisasi kalau mereka sedang membuat struktur organisasi. Menurut James
A.F.Stoner dan R.Edward Freeman (1990) Struktur organisasi merujuk kepada cara
dimana kegiatan-kegiatan organisasi dibagi, diorganisasi dan dikoordinasikan.
Departementasi dan Rentang Manajemen
Struktur organisasi dapat digambarkan dalam bentuk bagan organisasi. Sebagai
contoh lihat gambar 3.1. Kotak-kotak menggambarkan departementasi
(pengelompokkan kegiatan), kemudian kotak-kotak itu diatur dalam
tingkatan-tingkatan (hierarki manajemen), dan garis-garis yang menghubungkan
kotak-kotak menggambarkan rantai komando atau “siapa melapor kepada siapa” dan
juga menggambarkan hubungan atau koordinasi secara horizontal dan vertikal.
Susunan kotak tersebut membentuk piramida, satu kotak di atas membawahi
beberapa kotak pada setiap hierarki manajemen, hal ini menggambarkan rentang
manajemen (span of authority), yang diartikan sebagai jumlah bawahan yang
secara langsung melapor kepada seorang manajer tertentu.
Gambar 3.1.
Struktur Organisasi dengan Rentang Sempit-Struktur Tinggi dan Rentang
Luas-Struktur Datar.
o Organisasi Rentang Sempit-Struktur Tinggi
Keunggulan Kelemahan
o Supervisi langsung o Para atasan cenderung terlalu terlibat dalam tugas
bawahan
o Pengendalian langsung o Banyak tingkat manajemen
o Cepatnya komunikasi antara bawahan dan atasan o Biaya tinggi karena banyaknya
tingkatan
o Lebarnya jarak antara tingkat terbawah dan tingkat puncak
o Organisasi Rentang Luas-Struktur Datar
Keunggulan Kelemahan
o Para atasan terpaksa mengadakan pendelegasian o Atasan yang terlalu banyak
beban cenderung menghambat keputusan
o Kebijakan yang jelas harus dibuat o Ada bahaya para atasan kehilangan kendali
o Para bawahan harus diseleksi secara hati-hati o Dituntut kualitas istimewa
dari para manajer
3.2. Organisasi Koperasi
Koperasi yang dimaksud disini dibatasi untuk koperasi primer yang banyak kita
jumpai yaitu koperasi yang anggotanya orang-orang, misalnya Koperasi Keluarga
Besar Mahasiswa (KKBM) Ikopin. Gambar 3.2. adalah bagan struktur organisasi
yang ideal dan besar, bukan struktur KKBM Ikopin yang sebenarnya.
KKBM Ikopin beranggotakan para dosen, karyawan, dan mahasiswa, mereka adalah
rumah-rumah tangga konsumsi yang mempunyai kebutuhan yang berbeda. Kebutuhan
dosen dan karyawan adalah terutama barang-barang konsumsi untuk mempertahankan
kelangsungan hidup atau meningkatkan kesejahteraan rumah tangganya, sedangkan
mahasiswa kebutuhannya terutama mempertahankan studinya dan meningkatkan
prestasi individu. Jadi departementasi pada KKBM Ikopin harus didasarkan pada
kebutuhan pelanggannya (dosen, karyawan, dan mahasiswa). Dasar departementasi
demikian disebut departementasi berdasarkan pelanggan. Menurut Koontz ada 10
dasar departementasi. Sedangkan menurut Stoner ada 3 jenis struktur organisasi
utama. Dasar departementasi oleh Stoner disebut jenis struktur organisasi.
sumber
1) Manajemen, Edisi Kedelapan
Pengarang : Harold Koontz, Cyril O’Donell, dan Heinz Weihrich
Alih Bahasa : Alfonsus Sirait
Penerbit : Erlangga, Jakarta, 1996
2) Manajemen, Edisi Kelima
Pengarang : James A.F.Stoner dan R.Edward Freeman
Alih Bahasa : Wilhelmus W.Bakowatun dan Drs.Benyamin Molan
Penerbit : Intermedia, Jakarta, 1994
e-learning gunadarma Dasar-dasar manajemen
staff.uny.ac.id
komisi.staf.gunadarma.ac.id
Tidak ada komentar:
Posting Komentar